Doel van het reglement

De Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) vereist dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze dienen te worden verwerkt.

Het doel van dit reglement het vastleggen van (medische) persoonsgegevens in verband met ziekteverzuim en 
re-integratie op basis van de KNMG-code ‘Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en reïntegratie (2007)’ . Het reglement is in overeenstemming met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Privacyreglement

Met betrekking tot haar dienstverlening, verklaart Reactiva BV dat het volgende privacyreglement van toepassing is:

  1. De door werkgever, werknemer, casemanager, behandelaar, of andere direct bij de verzuimbegeleiding betrokkene verstrekte gegevens en door Reactiva verzamelde gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van het geen in de Wet WBP en de Wet SUWI is bepaald.
  2. De door de opdrachtgever verstrekte en door Reactiva verzamelde cliëntgegevens zijn uitsluitend voor het doel bestemd waarvoor ze werden overgedragen of afgegeven. Het gaat hierbij om het tot stand brengen van een cliëntdossier, waarmee Reactiva de cliënt kan begeleiden volgens opdracht, gegevens waarmee Reactiva financiële administratie kan voeren en gegevens waarmee Reactiva contact kan leggen met de cliënt en de opdrachtgever.
  3. Reactiva houdt alle verzamelde informatie over cliënten geheim. Deze informatie mag Reactiva op geen enkele wijze bekend maken of doorgeven aan derden, tenzij de betreffende cliënt hiervoor schriftelijke toestemming heeft gegeven.

De overdracht van persoonlijke gegevens gebeurt uitsluitend schriftelijk, waarbij de cliënt op het document tekent voor het vrijgeven van de informatie. De cliënt ontvangt hiervan een kopie.Het is voor medewerkers van Reactiva niet toegestaan om mondeling cliënteninformatie over te dragen aan derden.

  1. Van iedere cliënt die gebruik maakt van de dienstverlening van Reactiva, bouwt de arts een cliëntdossier op. In dit dossier zijn opgenomen: contact gegevens van betrokken partijen, alle voor de begeleiding noodzakelijke persoonsgegevens, aantekeningen van de arts m.b.t. het procesverloop, medische informatie, re-integratiebeleid, UWV documenten, documenten van huisartsen/medische specialisten e.o. overige instellingen, een kopie van het identiteitsbewijs en een overzicht met data waarop de contact momenten hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden. Niets van deze informatie mag zonder schriftelijke toestemming van de cliënt bekend worden gemaakt aan derden.
  2. Reactiva en haar personeel is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht en de naleving van het privacyreglement. De geregistreerde bedrijfsarts bepaald wie er toegang heeft tot de gegevens met in acht name van de KNMG-code ‘Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie (2007)’. Het medisch secretariaat van Reactiva heeft ingestemd met de geheimhoudingsplicht. De geregistreerde bedrijfsarts beheerd het autorisatieproces.
  3. De cliënt heeft recht op het inzien van het cliëntdossier en mag een kopie daarvan opvragen. De administratieve kosten hiervan zijn voor rekening van de cliënt. De cliënt mag aanpassing/wijziging van zijn/haar dossier eisen, wanneer hij/zij vindt dat hier zaken in opgenomen zijn die niet juist weergegeven zijn.
  4. Alle papieren cliëntgegevens worden door de artsen achter slot bewaard. Elektronische (medische) persoonsgegevens worden zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunne krijgen tot deze gegevens. Tijdens de uitvoering van de re-integratie is het medische gedeelte van de dossiers uitsluitend toegankelijk voor de artsen en eventueel die gene die door hem zijn geautoriseerd en onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts vallen. Zij zijn uitsluitend bevoegd de dossiers van de cliënten in te zien die zij zelf begeleiden.
  5. Het medisch secretariaat heeft toegang tot de persoonsgegevens van de cliënt waaronder: contactgegevens, BSN, geboortedatum, gegevens van de opdrachtgever, met cliënt gemaakte afspraken en een overzicht met data waarop de contact momenten hebben plaatsgevonden of nog zullen plaatsvinden.
  6. Het team van Reactiva houdt regelmatig intercollegiaal overleg. Hierbij wordt het verloop van de re-integratie beoordeeld en eventuele knelpunten met elkaar besproken. De in het intercollegiale overleg besproken informatie moet geheel anoniem zijn en mag niet tot de persoon leidend zijn.
  7. Indien, na de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de werknemer, kunnen (medische) persoonsgegevens aan de werkgever of andere derden verstrekt worden. Hiervan zal ten alle tijden een aantekening worden gemaakt in het medisch dossier. De gegevens waarvoor de cliënt met ondertekening toestemming heeft gegeven voor bekend maken, mag uitsluitend vrijgegeven worden voor het doel waarvoor het document werd aangemaakt.

Aan de werkgever worden geen mededelingen gedaan over bezoek van de werknemer aan de arbeidsomstandighedenspreekuur of vrijwillige deelname van de werknemer aan periodieke onderzoeken. Indien naar aanleiding van zo’n bezoek of deelname de bedrijfsarts advies wenste geven aan de werkgever, dan is daarvoor de uitdrukkelijkeen gerichte toestemming van de werknemer nodig.

  1. Na afloop van de re-integratie wordt het cliëntdossier opgeslagen voor de verplichtte bewaartermijn van vijftien jaar in een afgesloten archief. Digitale informatie wordt gedurende vijftien jaar in het digitale archief in het beveiligde netwerksysteem van Reactiva bewaard. De geheimhoudingsplicht blijft altijd en onverminderd van toepassing.
  2. Vijftien jaar na beëindiging van de dienstverlening vernietigt Reactiva alle tot de persoon te herleiden gegevens en de persoonlijke informatie (zowel digitaal als fysiek), data en/of resultaten, met uitzondering van die gegevens die door de fiscus een andere wettelijke termijn hebben gekregen.
  3. Reactiva houdt zich aan de bepalingen van dit privacyreglement zolang dit, met inachtneming van hetgeen is bepaald in de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG), blijft gelden.
  4. Ieder persoon die gebruik maakt van de dienstverlening van Reactiva, ontvangt vóór aanvang van de dienstverlening dit privacyreglement. Voorts is iedere werknemer van Reactiva op de hoogte van dit reglement en wordt het privacy reglement strikt nageleefd. Tevens staat het privacyreglement vermeld op de website van Reactiva.
  5. Klachten met betrekking tot privacy kunnen volgens het klachtenprotocol worden ingediend. Het klachtenprotocol kan gedownload worden op www.reactiva.nlof worden opgevraagd bij het kantoor van Reactiva.
  6. Reactiva heeft zich voor registratie bij het Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aangemeld. Reactiva leeft de wetgeving die AP uitdraagt na. Klachten met betrekking tot de privacy kunnen ook worden ingediend bij het AP.