Algemene voorwaarden

Zakendoen betekent ook afspraken maken. Afspraken met de klant of met de leverancier. Het is van belang dat deze afspraken schriftelijk en helder worden vastgelegd in een overeenkomst met bijbehorende algemene voorwaarden. Een ondernemer die algemene voorwaarden gebruikt, maakt voor zijn klanten direct duidelijk onder welke algemene condities de zaak of dienst wordt geleverd. Mocht er vervolgens in de toekomst om wat voor reden een (betalings)geschil ontstaan, is de leverancierspositie duidelijk en juridisch optimaal beschermd.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn volgens het Burgerlijk Wetboek de voorwaarden die een bedrijf opstelt en gebruikt bij de overeenkomsten met klanten. Het mogen geen kernbedingen zijn en het mag dus niet gaan over aspecten die de kern van de afspraak vormen. Afspraken met betrekking tot de specifieke prijs of hoeveelheid bijvoorbeeld, horen niet thuis in de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden worden overigens ook wel eens leveringsvoorwaarden genoemd.

De inhoud

Wat staat er dan wel in? Allereerst zal erin op worden genomen wanneer er sprake is van een overeenkomst en wat de duur hiervan is. Ook zal hierin worden bepaald wanneer de overeenkomst eindigt. Algemene voorwaarden beschermen ook tegen vergaande aansprakelijkheid en scheppen duidelijkheid in betalingsvoorwaarden. Daarnaast wordt hier in de regel in opgenomen hoe te reclameren en welke (garantie)rechten de klant heeft. Vooral bij overeenkomsten die op het internet met consumenten worden gesloten, speelt het laatste een grote rol. Ook worden doorgaans rechten van intellectuele eigendom geregeld in algemene voorwaarden en wat er moet gebeuren als er sprake is van een conflict.

Verzekeringen en incasso

Voor zowel aansprakelijkheidsverzekeringen als rechtsbijstandverzekeringen zijn algemene voorwaarden steeds vaker een vereiste voor dekking. Check dit bij de tussenpersoon. Je kunt hiermee teleurstellingen voorkomen. Daarnaast wordt de positie in incassozaken verstevigd en is het makkelijker aanspraak te maken op buitengerechtelijke kosten en vertragingsrente.

Grote rol

Algemene voorwaarden spelen naast contracten vaak een grote rol bij juridische conflicten. Dit wordt wel eens onderschat in het dagelijkse zaken doen. Ze bepalen voor een groot deel de afspraken tussen partijen met betrekking tot nakoming, levertermijn, betalingen, incassokosten, intellectuele eigendom maar vooral de limitering van aansprakelijkheid. In de jurisprudentie zijn talloze voorbeelden te vinden waarbij dankzij de juiste toepassing van goede algemene voorwaarden schade aanzienlijk werd beperkt.

Inkoopvoorwaarden

Als inkoop een grote rol speelt in uw onderneming, zijn inkoopvoorwaarden ook onmisbaar. Hiermee worden alle tussen bedrijf en leverancier geregeld. Denk hierbij aan kwaliteitseisen, keuringen, betaaltermijnen, retouren, intellectuele eigendom en garanties. Let erop dat de leveringsvoorwaarden van de leverancier niet van toepassing worden verklaard bij het aangaan van de overeenkomst. Andersom geldt dit natuurlijk ook als je zelf de leverancier bent. Zorg er dan voor dat je voorwaarden van toepassing zijn en niet de inkoopvoorwaarden van de klant.

Toepasselijkheid

Bij aanvang van de overeenkomst wordt gemeld welke voorwaarden van toepassing zijn. Zorg er daarnaast voor dat klanten kennis kunnen nemen van de inhoud en van de kennis. Het advies is om dit bij de offerte te doen. Bij online zakendoen kan dit ook digitaal gebeuren. Indien iemand geen kennis heeft kunnen nemen van de algemene voorwaarden dan zijn deze ook niet van toepassing. Het is dus belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan, zodat discussie achteraf voorkomen wordt.

Deponeren

Deponeer algemene voorwaarden altijd. Het is niet verplicht maar het kan wel handig zijn. Dit kan bij de Rechtbank maar ook bij de Kamer van Koophandel. Bij de Kamer betaal je een kleine vergoeding per jaar. Je kunt een set algemene voorwaarden makkelijk per e-mail deponeren. Door deponering kun je voorkomen dat er discussie ontstaat welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam.

Voorbeelden en risico’s

Op het internet staan veel voorbeelden van algemene voorwaarden. Het is alleen niet verstandig om andere algemene voorwaarden klakkeloos te kopiëren en voor je eigen onderneming te hanteren. Los van het feit dat dit niet mag zonder toestemming van de rechthebbende, is geen één onderneming hetzelfde. Je loopt dan dus het gevaar je onderneming te binden aan bepalingen die helemaal niet van toepassing zijn of zelfs ongunstig kunnen uitvallen. Daarnaast circuleren er op internet veel gedateerde modellen die niet meer aansluiten op de actuele wetgeving en rechtspraak. Neem geen risico en hanteer kwalitatieve juridische algemene voorwaarden, op maat voor je eigen onderneming.